Assemblée générale des copropriétaires.
Pour le fonctionnement de la copropriété, une assemblée générale des copropriétaires se réunit une fois par an dans le but de :
- délibérer de la gestion et de l’administration du bien commun sur l’année écoulée ;
- prévoir l’année à venir en décidant du budget à lui consacrer ;
- décider des opérations et des travaux nécessaires à la conservation du bien commun et son amélioration ;
- désigner les membres du conseil syndical parmi les volontaires du syndicat des copropriétaires.
L’organisation de cette assemblée générale se déroule conformément à une convocation adressée à tous les copropriétaires. Cette convocation est assortie d’un ordre du jour préalablement établit en concertation entre le syndic et le conseil syndical. L’ordre du jour récapitule les sujets ayant rapport avec la gestion de la copropriété et toutes les questions qui feront l’objet de votes et prises de décisions lors de l’assemblée générale. En final de cette réunion, un procès verbal sera rédigé qui fera le bilan des décisions prises et servira de fil conducteur pour les actions à mener dans l’année à venir.
Organisation de l’assemblée générale
L’assemblée générale est convoquée une fois par an, dans les 6 mois qui suivent l’exercice comptable précédent. Néanmoins, elle peut être convoquée autant que de besoin dans le cadre d’assemblées générales extraordinaires.
L’assemblée générale se réunit à l’initiative du syndic. Le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins 1/4 des voix de l’ensemble des copropriétaires peuvent également demander la tenue d’une assemblée générale. Dans ce cas, la demande doit être établie par un courrier recommandé adressé au syndic avec accusé de réception, comportant l’ensemble des questions qui devront faire l’objet d’un vote et d’une prise de décision.
Dans le cas où le syndic ne remplit pas son obligation de convoquer une assemblée générale demandée par le conseil syndical, par un ou plusieurs copropriétaires représentant un quart des tantièmes de la copropriété, le président dispose du pouvoir de convoquer lui-même une assemblée générale dans le délai de huit jours après une mise en demeure adressée au syndic (article 8 du décret du 17 mars 1967).
La convocation.
Préalablement à l’assemblée générale, le syndic, en concertation avec le conseil syndical, détermine la date et le lieu de la tenue de la future réunion. Cette information est communiquée à l’ensemble des copropriétaires par voie d’affichage ou par d’autres moyens dans un délais raisonnable afin de permettre à ceux-ci de transmettre les questions complémentaires à porter à l’ordre du jour (article 9 du décret du 17 mars 1967).
Ensuite, toujours en concertation avec le conseil syndical, le syndic établit et rédige l’ordre du jour qui doit récapituler l’ensemble des questions qui devront être votées au cours de l’assemblée.
Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander par voie de courrier recommandé avec accusé de réception, l’inscription d’une délibération portant sur des travaux personnel (installation d’un brise vent en terrasse) ou bien intéressant la copropriété (projet communautaire photovoltaïque), ou encore une proposition nécessitant une prise de décision du syndicat des copropriétaires (renouvellement et mise en concurrence de syndic). Un sujet non inscrit à l’ordre du jour pourra être abordé lors de l’assemblée générale sans pouvoir être décidé à cette occasion.
Les demandes d’inscriptions des questions complémentaires doivent impérativement parvenir au syndic avant l’envoi des convocations. Reçues tardivement ces questions seront inscrites à l’assemblée suivante.
Sauf urgence justifiée (sinistre, sauvegarde de l’immeuble, etc..) les convocations sont envoyées à tous les copropriétaires sans exception par lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre récépissé, ou encore adressée par courrier électronique pour être notifiée dans le délais de 21 jours avant la tenue de l’assemblée.
La convocations doit mentionner les informations de date, heure et lieu (en règle générale dans la commune où est situé l’immeuble) et doit comporter l’ordre du jour indiquant toutes les questions soumises à délibération en précisant le mode de majorité adoptée pour valider la décision.
La convocation doit également indiquer le mode, date(s) et lieu de consultation des comptes et justificatifs des charges de copropriétés (article 9 du décret du 17 mars 1967). Cette mise à disposition doit durer au minimum 1 jour ouvré entre la réception de la convocation et la date de l’assemblée générale.
Documents complémentaires.
Afin de délibérer en connaissance de cause, des documents complémentaires doivent être joints à la convocation :
- Rapport du conseil syndical sur l’année écoulée ;
- Documents comptables et financiers pour l’approbation des comptes ;
- Projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu’il doit être voté
- Devis et projets de contrat pour voter les travaux ;
- Avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire ;
- Projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges ;
- État détaillé des sommes perçues par le syndic pour sa rémunération ;
- Projet de l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l’approbation des comptes.
Important : La présence impérative de certains de ces documents avec la convocation, conditionne la validité et la légalité des futures décisions et l’absence de ces documents entraîne la nullité des votes sur ces questions.
Pour information, les 5 annexes comptables doivent obligatoirement être transmis aux copropriétaires pour valider les comptes écoulés et s’engager sur le budget prévisionnel.
- Annexe 1 : État financier après répartition ou situation de trésorerie à la clôture de l’exercice.
- Annexe 2 : Compte de gestion générale et budget prévisionnel.
- Annexe 3 : Compte de gestion détaillée avec la répartition pour les opérations courantes de l’exercice clos et le budget prévisionnel de l’exercice.
- Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels.
- Annexe 5 : État des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice faisant apparaître le réalisé et le non réalisé des travaux.
A suivre.. l’assemblée générale 2/3 :
“Le déroulement de la séance“.
P.A
Références :
Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.