Les copropriétaires peuvent être tentés de rejoindre le conseil syndical afin de s’impliquer dans l’administration et la vie de leur résidence. Sans connaissance sur les textes qui régissent le statut de la copropriété, ces copropriétaires sont parfois surpris des obligations qui les attendent.
Le règlement de copropriété est souvent peu détaillé sur le volet de l’administration de la copropriété, le syndicat des copropriétaires, le conseil syndical, le syndic. Pour préciser l’engagement des volontaires rejoignant le conseil syndical, il est conseillé de rédiger un règlement interne indiquant le cadre d’action dans lequel ils sont appeler à évoluer. Pour être adopté, ce règlement devra faire l’objet d’une délibération soumise au vote de l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 des copropriétaires votant par correspondance, présents ou représentés.
L’article ci-dessous est un exemple de rédaction qui peut être adapté au cas particulier des copropriétés. Il reprend les différents articles de la loi fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et son décret d’application.
Règlement intérieur du Conseil Syndical
1) Objet
Sans mention contraire inscrite dans le règlement intérieur de copropriété, il est institué un conseil syndical au sein de la résidence….
Le conseil syndical répond aux règles édictées dans l’article 21 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et le Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.
2) Mission du conseil syndical
Le conseil syndical reçoit pour mission d’assister le syndic et contrôler sa gestion.
Dans le cadre de sa mission, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes les questions pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui même.
Pour l’exercice de sa mission de contrôle et d’assistance, le conseil syndical peut prendre connaissance et obtenir copie de toutes pièces et documents relatifs à la gestion par le syndic et l’administration de la copropriété. En cas de non transmission des pièces, le conseil syndical est en droit d’exiger du syndic des pénalités de 15 € par jour de retard pour l’obtention des documents demandés.
Pour affirmer la mission de contrôle du conseil syndical sur le syndic, l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25 des voix de tous les copropriétaires, détermine un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire et de la même façon un montant à partir duquel la mise en concurrence des marchés et des contrats est obligatoire.
L’assemblée générale peut par décision de la majorité de l’article 25 des voix de tous les copropriétaires, lui déléguer le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité de l’article 24 des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votants par correspondance.
Le conseil syndical informe régulièrement le syndicat des copropriétaires de son action. A l’occasion de l’assemblée générale ordinaire, il établit un rapport en vue de l’information des copropriétaires et rend compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs devant les copropriétaires votant l’approbation des comptes.
3) Composition du conseil syndical
Le conseil syndical sera composé d’au moins trois membres ou plus en favorisant un nombre impair pour faciliter le vote de prise de décision et autoriser la délégation de pouvoirs donnée par l’assemblée générale. La représentation équilibrée à raison d’un membre par entrée d’immeuble est souhaitée.
Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité de l’article 25 des voix de tous les copropriétaires par l’assemblée générale, pour une durée de trois ans, sans limitation de renouvellement. L’élection des membres se fait parmi les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants, les associés (dans le cadre d’une société type SCI) , les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu’une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s’y faire représenter, soit par son représentant légal ou statutaire, soit par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. Dans le cas du démembrement de la copropriété (viager), l’acte de vente doit préciser qui du nu-propriétaire ou de l’usufruitier sera le représentant à l’assemblée générale et en droit de siéger au conseil syndical.
Le conseil syndical élit son président parmi ses membres à la majorité de ceux-ci, pour la durée qu’il fixe. A défaut le président demeure en fonction pendant toute la durée de son mandat de conseiller syndical sauf révocation prononcée à la même majorité.
En l’absence de volontaire à l’élection au poste de président ou impossibilité décidée par la majorité des membres de vouloir élire un président, il est prévu de préserver les prérogatives revenant à ce représentant particulier du conseil syndical en organisant une présidence tournante parmi les membres élus du conseil syndical. Dans ce cas cette fonction de président se justifie et s’exerce uniquement en cas de besoin.
A la résidence …., la présidence tournante est organisée pour une durée de 6 mois du 1er janvier au 30 juin et du 1er juillet au 31 décembre. Dans le cas d’une procédure engagée par un président en exercice, ce dernier conserve ses prérogatives jusqu’à la fin de la procédure en cours.
Prérogatives du Président du conseil syndical :
- Dans le cas du refus du syndic de convoquer une assemblée générale, le président du conseil syndical est en droit de convoquer cette assemblée.
- Il est en mesure de demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée, la condamnation du syndic aux paiement de pénalités de retard au profit du syndicat des copropriétaires pour la non transmission de documents ou pièces comptables nécessaires à la mission de contrôle du conseil syndical.
- Dans le cadre d’un changement de syndic, le président du conseil syndical à la possibilité de mettre en demeure l’ancien syndic de remettre les documents de la copropriété et au besoin il peut saisir le tribunal judiciaire pour le paiement d’une somme sous astreinte d’exécution.
- Dans le cadre d’un vote avec partage des voix pour l’exercice d’une délégation de pouvoirs, la voix du président est prépondérante.
4) Participation et révocation du conseil syndical
Les membres du conseil syndical sont invités à participer aux réunions périodiques et commissions auxquelles ils se sont portés volontaires. La présence régulière aux réunions est indispensable au bon fonctionnement du conseil syndical.
Pour faciliter la présence des membres aux réunions du conseil, celles-ci sont programmées en tenant compte des obligations professionnelles et personnelles des membres afin de permettre le maximum de participation.
La convocation des membres aux réunions et commissions se fait par tous les moyens de convenance.
L’absence consécutive à …. réunions ou commissions entraînera la révocation du membre concerné.
La révocation des membres avant la fin de mandat est possible à l’occasion d’une assemblée générale. Cette révocation doit être justifiée si le membre en question a commis une faute ou ne donne pas satisfaction. La révocation doit faire l’objet d’une délibération soumise aux votes de l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 des voix de tous les copropriétaires.
La démission d’un membre du conseil syndical peut se faire à tout moment par le membre concerné. Pour ce faire, il doit adresser un courrier recommandé avec accusé de réception au syndic.
Vu l’article 25 du décret du 17 mars 1967, ensemble les articles 21 et 25 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit. De fait, l’assemblée générale doit procéder à l’élection d’un nouveau conseil syndical.
5) Domaine de contrôle et d’assistance
Les membres élus au conseil syndical sont volontaires et bénévoles dans l’exercice de leur mandat. A ce titre ils ne sont pas désignés sous le vocable de responsables mais plutôt comme préposés aux domaines dans lesquels ils exercent leurs compétences.
Pour la résidence ….., les domaines de contrôles et d’assistance envisagés sont :
- les relations avec le syndic,
- le secrétariat,
- le contrôles des comptes, l’exécution des contrats et le suivi des consommations,
- la piscine,
- les espaces verts,
- l’entretien des parties communes
- la gestion de l’employé d’immeuble
- etc..
En connaissance de leur domaine d’action, les préposés traitent directement de ces sujets avec le syndic.
6) Les commissions et suivi de projets
Des commissions peuvent être instaurées au sein du conseil syndical selon les besoins recensés pour le suivi des travaux, les actes de gestion dans le cadre des délégations de pouvoirs, etc.
La participation à ces commissions fait appel au volontariat parmi les membres du conseil syndical.
Parmi les commissions régulièrement mises sur pied, sont recensés, les commissions travaux pour le suivi de travaux exceptionnels, les commissions destinées à suivre une situation de sinistre d’infiltration d’eau par exemple ou faisant suite à un sinistre incendie dans la copropriété.
Il peut également être créé une commission pour le suivi des projets comme une installation photovoltaïque, un projet de réduction d’énergie, le suivi du plan pluriannuel de travaux, aliénation de lots, etc.
7) Réunions
Le conseil syndical programme des réunions périodiques pour étudier les questions pour lesquelles il est consulté par les copropriétaires et résidents et faire un point de situation sur les sujets en cours. Cette réunion permet entre autres de recenser les sujets d’attention qui doivent être portés à la connaissance du syndic à l’occasion des visites programmées de la copropriété.
Lors de ces réunions, le conseil syndical peut faire appel à des tiers compétents pour éclaircir des sujets et aider à la décision. De même, copropriétaires et résidents peuvent être invités à exposer les situations à prendre en compte.
Ces réunions permettent de préparer à terme l’ordre du jour de l’assemblée générale, définir les délibérations soumises aux votes émanant du conseil syndical qui seront proposés lors de la réunion avec le syndic.
A l’occasion de ces réunions, les préposés rendent compte de leurs missions de contrôle et d’assistance sur les différents domaines de compétences.
L’ordre du jour des réunions est établi par le Président du conseil syndical et à défaut par le secrétaire sur appel préalable à proposition des sujets et questions à traiter.
Un calendrier des réunions du conseil syndical est porté à la connaissance des propriétaires et résidents pour que ces derniers fassent état de leurs questions et suggestions.
Un procès verbal est établi par le secrétaire, qui doit recevoir l’aval du président et à défaut par l’ensemble des membres du conseil syndical avant sa diffusion auprès des résidents et sa transmission au syndic.
Les procès verbaux des réunions et délibérations du conseil syndical sont conservés dans un registre et disponibles sur l’extranet du syndic.
Le syndic qui prend connaissance de ce procès verbal doit répondre aux demandes exprimées par le conseil syndical.
8) Délégation de pouvoirs
Le conseil syndical ne peut pas disposer du budget des charges d’entretien de la copropriété à des fins de projets qui pourraient s’apparenter à des travaux d’aménagements ou d’embellissement de la copropriété. Pour mener à bien ce type de projets, le conseil syndical doit recevoir mandat de l’assemblée générale sous forme de délégations de pouvoirs.
L’assemblée générale peut, par décision prise à la majorité des voix de l’article 25 de tous les copropriétaires, déléguer au conseil syndical pour une durée maximum de deux ans, tout ou partie des décisions relevant de la majorité de l’article 24 des copropriétaires votant par correspondances, présents ou représentés, excepté la détermination du budget prévisionnel.
L’assemblée générale fixe le montant maximum des sommes allouées au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs.
Les décisions du conseil syndical pour l’exercice de sa délégation de pouvoirs sont prises à la majorité des membres, avec une voix prépondérante donnée au président en cas de partage des votes.
Le conseil syndical rend compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs lors de l’assemblée générale suivante statuant sur l’approbation des comptes.
9) Assurance
Conformément à la règle édictée dans l’article 21-4 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical , une assurance responsabilité civile.
Le syndic s’assure de la réalisation de cette assurance.
Cette assurance est destinée à couvrir l’action des membres du conseil syndical dans le cadre de la mission générale de contrôle et d’assistance du syndic au profit du syndicat des copropriétaires.
Lors du vote d’une délégation de pouvoirs donnée au conseil syndical, il est de la responsabilité du syndic de s’assurer que l’assurance précitée couvre les actes de gestion de la délégation votée.
10) Frais du conseil syndical
Les membres du conseil syndical font acte de bénévolat pour l’exercice de leur mission au profit du syndicat des copropriétaires. De fait, ils ne peuvent pas être rémunérés. Ils peuvent cependant demander le remboursement des frais, achats d’articles ou de fournitures nécessaires pour mener à bien leur mission.
L’intervention de professionnels, techniciens, architectes, conseillers juridiques, etc. destinée à aider le conseil syndical dans sa mission et dans la délégation de pouvoirs donne lieu à une prise en charge financière.
De même l’adhésion du syndicat des copropriétaires à une association d’assistance aux représentants de copropriétés, destinée à aider le conseil syndical sur l’éventail des sujets de gestion et d’administration de la copropriété est pris en charge financièrement dans le cadre des dépenses générales de l’immeuble.
Les différentes dépenses susmentionnées, donnent lieu à remboursement sur présentation de pièces justificatives.
Pour conclure, j’espère que cet proposition de règlement d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical répondra a la demande de nombreux d’entre vous.
P.A