Article 17 de la loi du 10 juillet 1965 (extrait)

“Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d’un conseil syndical.“

Comme l’indique l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété, la présence d’un syndic en charge de l’administration est obligatoire pour le suivi de la copropriété et la gestion de ses finances.

Définition

Dans une copropriété, l’ensemble des copropriétaires constitue un syndicat représentant la personnalité civile. Pour assurer la gestion et l’administration des parties communes, le syndicat des copropriétaires mandate un syndic.

Le syndic est donc la personne physique ou morale désignée par l’assemblée générale des copropriétaires, chargée de représenter le syndicat de copropriété pour assurer la gestion et l’administration des parties communes.

Ce syndic est élu lors de l’assemblée générale des copropriétaires pour une durée limitée à 3 ans renouvelable sur la base d’un contrat type. Il peut s’agir d’un syndic professionnel titulaire d’une carte professionnelle de gestion immobilière, mais également un syndic non professionnel choisi parmi les copropriétaires bénévoles ou encore par l’ensemble des copropriétaires dans le cadre d’un syndic coopératif.

La gestion effectuée par le syndic est contrôlée par un “Conseil syndical” formé de copropriétaires élus par l’assemblée générale des copropriétaires. Ce conseil syndical peut donner des avis sur la gestion et recevoir mandat de l’assemblée générale dans certains domaines de gestion.

Son rôle

Au résumé de ses missions notifiées dans l’article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965, le syndic est chargé d’administrer la copropriété suivant les décisions prises en assemblée générale au nom du syndicat des copropriétaires et donc d’en assurer l’entretien en faisant réaliser les travaux nécessaires à son bon état de conservation.

Pour assumer son rôle d’administrateur du bien commun, le syndic gère la participation financière des copropriétaires dans le cadre d’un plan comptable faisant l’objet d’un appel de charges périodique pour faire face aux dépenses prévisibles liées à cette gestion.

En tant que représentant du syndicat des copropriétaires, le syndic organise la vie dans l’immeuble en veillant à l’application du règlement de copropriété. Pour ce faire, le syndic à un rôle d’information envers les copropriétaires et résidents, il gère les litiges et représente le syndicat des copropriétaires dans toutes les actions en justice.

Ses missions

Les missions du syndic sont détaillées dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic organise la vie dans l’immeuble et pour cela il convoque les copropriétaires à une assemblée générale annuelle pour décider des orientations de gestion de la copropriété, de ce fait :

• Il assure l’exécution du règlement de copropriété et les délibérations de l’assemblée générale ;
• Il administre l’immeuble de la copropriété et pourvoit à sa conservation, sa garde et son entretien en faisant réaliser si besoin, de sa propre initiative, les travaux nécessaires à sa sauvegarde ;
• Il soumet au vote à l’article 24 à l’assemblée générale la souscription obligatoire à l’assurance responsabilité civile au profit du syndicat de copropriété et si nécessaire contracte l’assurance au nom du syndicat conformément au code des assurances ;
• Il représente le syndicat dans tous les actes civils et en justice en demandant comme en défendant même contre certains copropriétaires ainsi que la publication ou la modification du règlement descriptif de division ou du règlement de copropriété ;
• Il assure la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires ;
• Il établit et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• Il réalise l’immatriculation de l’immeuble au registre national des copropriétés conformément au code de la construction ;
• Il réalise et met à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique ;
• Il informe les occupants des immeubles des décisions prises lors des assemblées générales ;
• Il tient à disposition des copropriétaires un accès sécurisé en ligne (extranet) aux documents dématérialisés concernant l’immeuble.

Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat :

• En liaison avec le conseil syndical, il établit un budget prévisionnel assortit des comptes du syndicat et de leurs annexes comptables, qu’il soumet à l’assemblée générale ;
• Il tient pour chaque copropriétaire une comptabilité séparée faisant apparaître la position de chacun à l’égard du syndicat ;
• Il ouvre dans un établissement bancaire de son choix un compte courant au nom et au profit exclusif du syndicat des copropriétaires. Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat ;
• Il ouvre dans un établissement bancaire de son choix un compte rémunéré au nom et au profit exclusif du syndicat des copropriétaires sur lequel sont versé sans délais les cotisations aux fonds de travaux. Les intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat 

Nota : le syndic ne peut pas avancer de fonds au syndicat des copropriétaires.

Sa nomination et sa révocation

La nomination d’un syndic se fait à l’occasion de l’assemblée générale des copropriétaires lors d’un vote à la majorité de l’article 25 des copropriétaires présents ou représentés. Le maintien ou le remplacement d’un syndic provisoire désigné dans le règlement de copropriété lors de la création de la copropriété fait l’objet d’une mise en concurrence de plusieurs syndics sur la base de la proposition de leurs contrats (au moins 2).

Le contrat-type du syndic fixe les éléments suivants :

• Durée du mandat (avec date de début et fin)
• Conditions de la rémunération
• Conditions d’exécution de la mission

Selon les indications des articles 17 et 21 de la loi du 10 juillet 1965, le renouvellement ultérieur du syndic tous les trois ans fait l’objet obligatoirement d’une nouvelle mise en concurrence organisée par le conseil syndical, sauf si l’assemblée générale précédente a voté une dispense. Dans ce cas le contrat de syndic actualisé selon les nouvelles conditions financières fera l’objet d’une résolution soumise au vote des copropriétaires selon l’article 25. Néanmoins cette disposition n’empêche pas les copropriétaires qui le souhaitent de proposer à leur niveau une résolution pour le changement du syndic accompagnée d’une proposition de contrat en ce sens par un nouveau prestataire.

Important : Si le syndic ne remplit pas correctement les missions qui lui sont confiées ou commet des fautes dans leurs exécutions, il est possible de le révoquer lors d’une résolution votée à la majorité absolue de l’article 25 en assemblée générale.

Les différents types de syndics

Le syndic mandaté pour représenter le syndicat des copropriétaires peut être un prestataire extérieur professionnel, mais il peut être également copropriétaire non professionnel agissant bénévolement ou encore un ensemble de copropriétaires volontaires désignés par l’assemblée générale dans le cadre d’un syndicat coopératif.

1. Le syndic professionnel est certainement le cas le plus courant. C’est une profession très encadrée nécessitant de posséder une carte professionnelle et une garantie financière. Les différentes lois Alur et la loi Hoguet qui cadrent les professions de l’immobilier, gestionnaires de biens et syndic ont assainit la situation mais les tarifs des prestations restent élevés ainsi que les charges de gestion.
2. Si un copropriétaire dispose des compétences nécessaires et se montre volontaire pour assurer cette fonction, il peut alors être désigné par le syndicat des copropriétaires comme syndic bénévole. Au bénéfice pour la copropriété, des économies importantes, néanmoins assortit de risques car ce copropriétaire se retrouve seul à gérer la copropriété, ce qui demande un investissement important et on ne s’instaure pas syndic du jour au lendemain. Ce type de fonctionnement fréquent dans les petites copropriétés est plus rare, voire inexistant dans les grosses copropriétés.
3. Comme les cas précédents, la loi du 10 juillet 1965 prévoit un mode d’autogestion de la copropriété par son conseil syndical. Ce dernier désigne en son sein un président du conseil syndical prenant alors les fonctions de syndic. Ce mode d’autogestion collégiale à l’intérêt de redonner au syndicat des copropriétaires le contrôle de la gestion de la copropriété avec des économies conséquentes. Il peut être aidé par des intervenants extérieurs sous forme de prestataires de service pour assurer la comptabilité par exemple.

Le syndic professionnel

Qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif, les missions du syndic restent identiques à devoir assurer la gestion administrative de secrétariat pour le fonctionnement de la copropriété, la convocation et la tenue de l’assemblée générale et le suivi et la mise en œuvre des décisions prises à cette occasion. Il assure également la gestion financière de la copropriété en établissant un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses et en suivant la comptabilité associée à l’engagement et la réalisation des dépenses de fonctionnement.

De par son statut de syndic professionnel, le syndic doit remplir certaines obligations et en premier lieu détenir une carte professionnelle délivrée par la chambre du commerce et de l’industrie avec la mention « spécialité : syndic » conformément à la loi Hoguet qui cadre les conditions d’exercice des métiers de l’immobilier.

Cette carte professionnelle est délivrée sous conditions de diplôme détenu par la personne physique, exerçant en son nom propre et qui sera signataire du contrat. Il doit apporter la preuve d’une garantie financière et justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle. La responsabilité pénale du syndic pouvant être engagée, ces conditions assorties à la carte professionnelle garantissent le syndicat des copropriétaires d’être couvert face aux conséquences des erreurs et négligences que pourrait commettre le syndic dans les opérations de gestion. Pour cela le syndic ne doit pas être dégagé de ses responsabilités par l’approbation du quitus lors de l’assemblée générale.

Néanmoins, ce n’est pas obligatoirement cette personne titulaire de la carte professionnelle, signant le contrat qui va assurera la gestion au jour le jour de votre copropriété, il sera secondé par un directeur de syndic, dans les agences assurant différents domaines de l’immobilier (vente, gestion, syndic), voir un gestionnaire de la copropriété pour les gros syndics.

Le coût moyen d’un syndic professionnel varie entre 120 et 200 € annuel par lot aussi estimé entre 10 et 12 % des charges de la copropriété. Ces estimations varient bien sûr en fonction de l’importance du lot puisque cette dépense entre dans le cadre des charges communes générales de fonctionnement réparties entre tous les copropriétaires en fonction de tantièmes de répartition.

Le syndic bénévole

Comme son homologue professionnel, le syndic bénévole bien qu’il remplisse les mêmes missions, ne répond pas aux mêmes obligations en ce sens où il n’est pas tenu d’avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de prendre une assurance responsabilité civile car sa responsabilité pourrait être engagée au même titre.

Ce bénévole doit être bien évidemment propriétaire d’un ou plusieurs lots dans la copropriété. Dans le cas où il perdrait cette particularité en raison de la vente de ses biens, son mandat deviendrait invalide à l’expiration d’un délai de 3 mois suivant l’événement. Durant ce délai, le syndic aura obligation de convoquer une AG et inscrire à l’ordre du jour la question de la désignation d’un nouveau syndic.

Si l’économie se trouve en partie dans le bénévolat du copropriétaire acceptant de remplir cette fonction, il faut également compter sur une gestion financière de bon père de famille qui se veut prudente, diligente, attentive, soucieuse des biens et/ou des intérêts qui lui sont confiés.

Plus encore l’intérêt se trouve sur la réactivité du syndic dans le suivi de la copropriété. En effet, là ou un syndic professionnel est partagé entre la gestion de plusieurs copropriétés sans en connaître parfaitement les particularités, le syndic bénévole centré sur cette copropriété qui est aussi la sienne détient une connaissance précise de(s) immeuble(s), de son environnement, des copropriétaires et résidents, des prestataires de service avec qui il a passé contrat.

Mais cette fonction représente un gros investissement personnel qui outre le fait de devoir connaître parfaitement la copropriété, demande également des compétences de gestionnaire, tant dans le domaine administratif que dans le domaine financier. Ce candidat doit se montrer disponible et selon l’importance de la copropriété ne devra pas compter son temps car la tâche nécessite par ailleurs de se former en permanence au rythme de l’évolution de la législation dans les domaines relatifs au statut de la copropriété, au droit de l’urbanisme, aux règles comptables, au droit civil des contrats, au droit du travail pour l’emploi du personnel employé, etc…

Tout comme le syndic professionnel, le choix d’un syndic bénévole passe par le vote d’une résolution à la majorité absolue des copropriétaires (article 25) en assemblée générale. Le syndic bénévole présente une contrat type qui diffère dans sa présentation de celui d’un professionnel. Ce contrat mentionne la durée du mandat et précise les dates de début et de fin de contrat. Il est conseillé une durée initiale limitée à une année renouvelable pour juger des capacités du postulant à gérer la copropriété.

Ce contrat fait également apparaître les frais administratifs des prestations que le syndic est amené à effectuer dans sa mission, ces frais peuvent être ramenés aux frais réels des prestations effectuées. Le syndic peut aussi faire l’objet d’une rémunération en dédommagement des frais engagés.

A savoir, il est possible de mettre fin au mandat en cours de syndic dans le cadre d’une assemblée générale exceptionnelle.

Le syndic coopératif

Et si on se réapproprier notre copropriété !

Le syndic coopératif est certainement la solution intermédiaire présentant le plus d’avantages en associant l’ensemble des copropriétaires et résidents autour de la conservation au meilleur état du bien commun.

Comme le précise les articles 14 et 17 de la loi fixant le statut de la copropriété, cette forme de gestion coopérative n’est pas nouvelle et date de 1965. A la différence du syndic bénévole, la responsabilité de la gestion ne repose pas sur une unique personne, mais sur l’ensemble des copropriétaires qui coopèrent selon leurs compétences.

Article 14 de la loi du 10 juillet 1965 (extrait)

“La collectivité des copropriétaires est constituée en un syndicat qui a la personnalité civile.

Le syndicat peut revêtir la forme d’un syndicat coopératif régi par les dispositions de la présente loi.”

Article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 (extrait)

“Dans le cas où l’administration de la copropriété est confiée à un syndicat coopératif, la constitution d’un conseil syndical est obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi ceux-ci. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. En outre, le conseil syndical peut élire, dans les mêmes conditions, un vice-président qui supplée le syndic en cas d’empêchement de celui-ci.

Le président et le vice-président sont l’un et l’autre révocables dans les mêmes conditions. L’assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat.

L’adoption ou l’abandon de la forme coopérative du syndicat est décidée à la majorité de l’article 25 et le cas échéant de l’article 25-1.”

 Pour autoriser ce fonctionnement coopératif, il faut en premier lieu décider de ce mode de gestion lors d’un vote à la majorité absolue de l’article 25 et ce mode de gestion doit alors être inscrit dans le marbre du règlement de copropriété. Le syndic existant ne peut pas refuser d’inscrire cette résolution à l’ordre du jour. Une fois cette résolution adoptée, les membres du conseil syndical sont élus comme dans tout syndicat de copropriétaires.

Lors d’une première réunion, le conseil syndical désigné par les autres copropriétaires va élire le président du conseil syndical qui prendra en même temps la fonction de syndic. Il pourra partager cette fonction avec un vice-président du conseil syndical nommé syndic adjoint. A cette fonction ils pourront être remplacés à tout moment par d’autres membres du conseil syndical.

Le succès de ce système d’autogestion de la copropriété réside dans le partage des responsabilités entre chaque membre du conseil syndical selon leurs niveaux de compétence dans tel ou tel domaines. C’est une question d’organisation et de répartition des tâches entre celui qui va s’occuper de la gestion des contrats, un autre du suivi et de la réception des travaux, un autre de la gestion comptable, un autre de la gestion administrative, de la communication et de l’internet, des espaces verts, etc…

La contrôle de la gestion du syndic ne pouvant être assuré par le conseil syndical qui participe déjà à son fonctionnement en mettant à disposition les compétences de ses membres dans les différents domaines, ce contrôle sera assuré par d’autres copropriétaires indépendants du conseil syndical ou bien des personnes ou professionnels extérieurs à la copropriété. Concernant le contrôle des comptes, ces contrôleurs auront à rendre compte de leur travail chaque année à l’occasion de l’assemblée générale,

Conformément à l’article 22 du décret d’application du 17 mars 1967, le conseil syndical pour l’exécution de sa mission, peut se faire assister par toute personne spécialiste de son choix. On assiste donc sur le marché parallèle des syndics professionnels, à la multiplication des syndics collaboratifs comme Illicopro devenu Matéra, Syndic One, Zen Syndic, etc… Ces syndics apportent une assistance en ligne aux syndics coopératifs sous forme de conseils juridiques, accompagnement à la gestion administrative, financière et comptable par la mise à disposition des moyens informatiques en ligne. Ces assistances ont cependant un coût moyen d’environ 10 € mensuel par lot ce qui est loin d’être négligeable quand le coût moyen constaté des syndics professionnel est quant à lui de 13 à 16 €.

Les associations comme l’ARC mettent en garde sur les contrats de ces sociétés qui sous des arguments très prometteurs tel que : « changer de syndic permet de contrôler son budget et les charges de copropriété » ; « le syndic coopératif, c’est convivial » ; « le syndic coopératif, c’est simple, transparent et économique », cachent des services parfois approximatifs. Ces associations conseillent donc de lire attentivement les contrats proposés de prestations qui diffèrent du contrat type de syndic.

En conclusion

Le choix d’un syndic est un engagement capital en copropriété. Le syndic coopératif semble être la solution la plus avantageuse à plusieurs titres :

• Allégement des charges de la copropriété (pas d’honoraires de syndic),
• Plus de réactivité lors de la prise de décisions,
• Meilleure compréhension des besoins de la copropriété par le syndic.

Ce mode de gestion n’est pas sans risque et au-delà des compétences souhaitées pour les volontaires à rejoindre le conseil syndical, il exige de leur part de s’investir totalement au profit des autres propriétaires et résidents et nécessite une disponibilité accrue qui selon la taille de la copropriété demande une présence quotidienne pour des personnes qui ne sont pas des professionnels du domaine.

P.A