Le conseil syndical est une instance constituée de membres copropriétaires, bénévoles et élus pour un mandat de 3 ans, par le syndicat des copropriétaires, lors de l’assemblée générale. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 fixe son rôle et ses missions.

Le conseil syndical coordonne les relations entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Il représente les copropriétaires pour donner son avis sur les sujets et projets concernant la copropriété. Les membres du conseil syndical sont au contact de la vie de la copropriété, de ce fait le conseil syndical est à même d’assurer un suivi des différentes situations qui se présentent et alerter au besoin le syndic sur les mesures à prendre. Il exerce ainsi une mission d’assistance auprès du syndic. Bénéficiant de la confiance des autres copropriétaires il est chargé du contrôle de la gestion et de la comptabilité de la copropriété effectuée par le syndic.

Le conseil syndical.

La nomination d’un conseil syndical est en principe obligatoire selon l’article 21 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis qui le précise dans ces termes : “Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion”. L’assemblée générale des copropriétaires se prononce sur les candidatures proposées dans la convocation, ou parmi les volontaires se déclarant pendant de la séance. L’élection des candidats se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Les candidats à cette élection peuvent être excusés le jour de l’assemblée générale.

Tous les copropriétaires et leurs conjoints ou assimilés (pacs ou concubins), leurs représentants légaux, les associés dans le cadre d’une société immobilière, l’un des indivisaires si le lot est en indivision, peut faire partie du conseil syndical. En raison d’éventuels conflits d’intérêt, sont exclus les propriétaires et leurs conjoints membres du syndic. D’autre part, conformément à la loi ALUR, le personnel salarié ou préposé du syndic (gardien), propriétaire de son appartement dans la copropriété, ne peut être membre du conseil syndical ou détenir des pouvoirs en assemblée générale.

L’élection du conseil.

La loi ne fixe pas le nombre de conseillers nécessaires pour former le conseil syndical sous réserve d’être au minimum deux, il est cependant préférable d’avoir un nombre impair pour faciliter les prises de décisions. Néanmoins, pour réaliser un travail de concertation efficace, il est préférable d’être suffisamment nombreux et représentatif de la physionomie de la copropriété. Il faut toutefois éviter que tous les membres soient résidents à la même entrée d’immeuble et prévoir au besoin des membres suppléants pour continuer à fonctionner en l’absence ou au désistement de plusieurs d’entre eux.

En l’absence de volontaire ou lorsque ceux-ci ne rassemblent pas le nombre de voix nécessaires, il n’y a pas automatiquement renonciation à constituer ou maintenir un conseil syndical, car les copropriétaires volontaires peuvent saisir le juge pour être désignés par défaut. La possibilité existe de renoncer à constituer un conseil syndical en faisant voter une résolution à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 . Cette renonciation n’a pas valeur définitive et sera suspendue l’année suivante si le nombre de volontaires le permet.

L’élection se fait nominativement et la durée du mandat est fixée par la loi à 3 ans renouvelable. Les membres peuvent se retirer avant la fin de leur mandat en prenant soin d’en aviser le Président du conseil syndical et le syndic et sans attendre l’assemblée générale. Si plus d’un quart des conseillers démissionnent, le conseil syndical n’est plus valablement constitué. Les conseillers syndicaux peuvent également être révoqués lors de l’assemblée générale à tous moments de leur mandat.

La composition du conseil.

Les textes ne précisent pas l’organisation du conseil syndical et si celle-ci n’est pas indiquée dans le règlement intérieur de la copropriété, il est bon de la définir et de la soumettre au vote de l’assemblée générale.

Il est donc nécessaire que l’assemblée se prononce sur les points suivants :

• Nombre de conseillers syndicaux ;
• Nombre de suppléants ;
• Durée de leur mandat, avec date de début (la date de l’AG qui l’élit) et une date de fin de mandat (maximum 3 ans) ;
• Modalités de nomination du Président du Conseil Syndical ;
• Règles de majorité au sein du conseil ;
• Mode de convocation du conseil : qui convoque, qui convoquer, délai, comment ;
• Périodicité des réunions ;
• Transcription des procès-verbaux de réunion ;
• Modalités de communication des procès-verbaux aux copropriétaires et au syndic.

Cette demande peut venir d’une proposition du syndic ou encore du conseil syndical qui souhaite cadrer son organisation au profit de la copropriété. Cette initiative peut également émaner d’un copropriétaire qui présentera une résolution en ce sens à la délibération de l’assemblée générale. Le vote de cette résolution se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Le rôle du conseil.

Pour éviter de surcharger le travail des membres du conseil syndical, il est important de répartir les tâches selon les dispositions, la disponibilité, les aptitudes et les compétences de chacun. Le conseil syndical n’a pas la personnalité morale et de ce fait il ne peut pas être titulaire de droit ni d’obligation pour pouvoir endosser des responsabilités. Pour les membres du conseil, on bannira donc le terme de responsable pour lui préférer celui de préposé dans les différents domaines pour lesquels les membres seront associés (comptabilité gestion, suivi des contrats, recouvrement des charges, juridique, communication, suivi des travaux de l’immeuble, espaces verts, suivi du personnel employé, etc.).

Le conseil syndical n’ayant pas la personnalité morale, il ne pourra être juridiquement mis en cause en tant que tel. Cependant, individuellement les membres du conseil peuvent voir leur responsabilité engagée dans le cas d’une faute suffisamment grave relative à la mission de contrôle du syndic pouvant entraîner un préjudice pour le syndicat des copropriétaires ou bien dans le cas où le conseil engagerait des dépenses sans délégation.

Pour couvrir la responsabilité individuelle des membres, il est souhaitable de prévoir une extension d’assurance responsabilité civile pour chacun d’entre eux prise sur l’assurance de l’immeuble.

Se réunir.

Comme il est indiqué ci-dessus, il n’y a pas de règle précise fixant la périodicité des réunions du conseil syndical et il se réunit autant que de besoin pour assurer le suivi de la copropriété et préparer les réunions périodiques avec le syndic. Les réunions communes entre le conseil syndical et le syndic lors des visites de la copropriété par ce dernier, permettent de faire un point de situation sur l’avancement des dossiers à traiter.

Le syndic quant à lui à obligation de réunir le conseil syndical avant l’assemblée générale pour en préparer l’ordre du jour et le budget à venir. Une réunion faisant suite à l’assemblée générale peut être nécessaire pour se répartir les missions et l’assistance que le conseil syndical apportera au syndic dans le cadre des résolutions votées.

 Tout copropriétaire peut assister à une réunion du conseil syndical en tant qu’invité et le conseil syndical peut se faire assister lors de ses réunions par des intervenants extérieurs spécialistes ou des copropriétaires disposant de l’expertise technique nécessaire à l’étude des projets (par exemple, compétences juridiques).

Pour cela, il faut obtenir l’accord du conseil syndical. La demande de participation se fait par tous moyens (courrier, appel téléphonique…).

Après réponse ou concertation sur le sujet présenté par le requérant, ou appel à ses compétences, celui-ci pourra être autorisé à participer au reste de la réunion dans un cadre strictement informel et non délibératif.

Le conseil syndical a la faculté d’adhérer à une association d’assistance aux responsables de copropriétés tel que l’ARC, compétente dans de nombreux domaines.

Rendre compte.

Les réunions de travail du conseil syndical doivent faire l’objet de comptes-rendus validés par le président et être conserver dans un registre pour le suivi de la copropriété. Ces comptes-rendus doivent être affichés dans les entrées d’immeuble dans les 15 jours suivant la réunion au profit des résidents et diffusés aux copropriétaires bailleurs.

Ce travail de concertation des membres du conseil syndical, du suivi des projets en cours, de l’étude des projets à venir et du contrôle du syndic, donne matière à la rédaction d’un compte-rendu annuel qui est joint à la convocation de l’assemblée générale. Celui-ci est lu et commenté par le président lors de cette réunion du syndicat des copropriétaires. Si des avis dissidents des membres du conseil sont apparus sur les sujets abordés, il en est fait mention à cette occasion.

Être bénévole.

Les membres du conseil syndical sont bénévoles et n’ont pas le droit de recevoir une rémunération, néanmoins ils peuvent être remboursés des frais engagés pour l’accomplissement de leur mission (téléphone, cartouches imprimante, achat de livres, assurance responsabilité civile des membres, assistance d’experts, adhésion aux association de conseils juridiques, etc..). Ces dépenses sont prévues au titre des dépenses d’administration et elles sont réparties au prorata des tantièmes sur l’ensemble des copropriétaires. Les dépenses doivent être justifiées et vérifiables.

Pour éviter tout abus, il est important que dans sa prise de parole lors de l’assemblée générale, le président puisse faire état des dépenses du conseil, notamment si celles-ci font apparaître une dépense particulière ou exceptionnelle (achat d’une imprimante, adhésion à une association, etc.).

Le président du conseil syndical.

Il n’y a pas obligation à élire un président au sein du conseil syndical, cependant cette disposition est fortement recommandée pour représenter le conseil syndical et assurer le relais entre les copropriétaires et le syndic. Se passer de ce personnage central représente un risque de confusion dans le fonctionnement du conseil syndical.

Son élection.

Le président du conseil syndical est élu par les membres du conseil syndical. Son élection est réalisée lors de la première réunion du conseil, dans le mois qui suit l’assemblée générale, à l’occasion de laquelle les membres du conseil ont été élus ou renouvelés. L’élection du président est suivie dans cette même réunion, de la répartition du rôle et des prérogatives attribuées à chaque membre et sont également établies les règles de fonctionnement du conseil syndical. Un procès-verbal de la réunion est transmis au syndic afin de porter à sa connaissance le nom de ses interlocuteurs dans les différents domaines de gestion.

La durée du mandat du Président ne correspond pas automatiquement à la durée d’élection des membres. Le conseil peut limiter le mandat pour éventuellement changer de président chaque année à l’occasion du renouvellement d’une partie des membres et la modification du conseil.

Son profil.

La fonction de président n’exige pas des compétences particulières mais nécessite d’être disponible afin de pouvoir s’investir dans son rôle, résider sur place pour être au cœur de la vie de l’immeuble, se sentir pleinement concerné par tous les aspects de la copropriété afin d’assurer cette mission efficacement dans les meilleures conditions.

Son rôle.

Le président dispose des mêmes prérogatives que les autres membres du conseil syndical mais il est l’interlocuteur privilégié des copropriétaires et du syndic. Il possède donc un rôle clé et c’est à lui que le syndic remettra les documents que le conseil demande pour l’exécution de sa mission de contrôle. C’est également au président que revient la mission de présenter, lors de l’assemblée générale, le rapport annuel d’activités du conseil, établir le bilan des missions confiées et faire état des observations sur le contrôle de la gestion du syndic.

Ses pouvoirs.

Dans le cas où le syndic ne remplit pas son obligation de convoquer une assemblée générale demandée par le conseil syndical, par un ou plusieurs copropriétaires représentant un quart des tantièmes de la copropriété, le président dispose du pouvoir de convoquer lui-même une assemblée générale dans le délai de huit jours après une mise en demeure adressée au syndic (article 8 du décret du 17 mars 1967).

De même, en cas de changement de syndic, si le syndic sortant est réticent à fournir les documents et les archives nécessaires au travail du nouveau syndic, le président est habilité à exiger de l’ancien syndic, qu’il remette les documents de la copropriété entre les mains du nouveau syndic. Il peut à cet effet agir en justice en référé auprès le tribunal de grande instance (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).

Sa révocation.

Enfin le conseil syndical mécontent de son président a le droit de le limoger en cours de mandat, de même qu’il a élu le président, il peut le démettre de ses fonctions et en élire un nouveau.

Les missions du conseil syndical.

Mission de contrôle.

La mission de contrôler le syndic est assurément la mission essentielle du conseil syndical. Cette mission s’exécute tout au long de l’année et porte notamment sur :

• La comptabilité du syndicat et le suivi de gestion du budget prévisionnel ;
• La maîtrise des charges ;
• La répartition des dépenses ;
• Les conditions et la légalité dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les autres contrats.

À cet effet, le conseil syndical peut consulter tout document relatif à la gestion et l’administration de la copropriété ou intéressant le syndicat de copropriétaires, notamment :

• Les dossiers, pièces comptables, documents techniques ;
• Les échanges (mails, lettres) ;
• Les registres..

Il peut librement faire des copies de ces documents.

Ces documents doivent être transmis par le syndic. Conformément à la loi Alur, en cas d’absence de transmission au-delà d’un délai d’1 mois à partir de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard peuvent être déduites sur les honoraires de base du syndic. Ces pénalités sont fixées à 15 € par jour de retard.

Le conseil syndical peut vérifier la bonne exécution de toutes les missions dont est chargé le syndic, ce qui lui permet ensuite d’informer les copropriétaires. Il vérifie, par exemple si les travaux entrepris sont réalisés conformément à ce qui a été décidé en assemblée générale.

Le conseil syndical peut demander et mettre en demeure le syndic d’organiser la tenue d’une assemblée générale extraordinaire et il en fixe l’ordre du jour. Le syndic est tenu de s’exécuter dans les huit jours et dans le cas contraire c’est le président du conseil syndical qui se charge lui-même des convocations.

Mission d’assistance.

Le conseil donne son avis au syndic et à l’assemblée sur toutes les questions qui concernent le syndicat, soit de sa propre initiative, soit lorsqu’il est consulté.

La loi prévoit trois situations où la consultation du conseil syndical est obligatoire.

• L’assemblée générale.

Lors d’une réunion préparatoire, le conseil syndical en concertation avec le syndic élabore l’ordre du jour de l’assemblée générale et il participe par ailleurs à l’étude du budget prévisionnel.

En introduction de l’assemblée générale, le président fait la lecture et commente le rapport annuel sur l’exécution de la mission du conseil syndical. Une copie de ce rapport aura été préalablement annexée à la convocation pour informer les copropriétaires qui seraient absents le jour de l’assemblée générale. Cette disposition est imposée par l’article 22 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967. C’est un vecteur indispensable qui permet au conseil syndical de communiquer sur son action effectuée dans l’année. Sa préparation doit faire ressortir son rôle de contrôle du syndic pendant l’année dans le suivi du budget et la certification des dépenses, le suivi des travaux et la préparation des projets. Ce document permet de faciliter le vote des résolutions.

A l’occasion de l’assemblée générale, le conseil syndical, pour être plus particulièrement associé à la préparation des projets et à la rédaction des délibérations, dispose d’un droit de parole avisé sur ces sujets qui doit aider à la prise de décisions des projets de travaux à venir. Cependant l’avis du conseil syndical à cette occasion n’a pas de valeur contraignante pour la décision à prendre.

• Les contrats ou marchés.

Pour protéger le syndicat des copropriétaires et éviter que le syndic ne puisse s’engager sur des montants trop élevés dans le cadre de contrats ou des marchés, si ceux-ci dépassent un certain seuil financier fixé par l’assemblée générale, l’avis du conseil syndical est obligatoirement consulté par le syndic avant la signature.

L’article 21-1 de la loi du 10 juillet 1965, fixe que « l’assemblée générales des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendu obligatoire ».

• Les travaux à réaliser .

Le conseil syndical donne son avis au syndic pour la réalisation sans délais des travaux rendus nécessaires pour la sauvegarde de l’immeuble et sans attendre la convocation de l’assemblée générale

La communication.

Dans son rôle de relai entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, le conseil syndical a pour mission active de diffuser l’information afin de mettre au courant les copropriétaires et les résidents, des évènements relatifs à la vie de la résidence, de l’action du conseil syndical, du résultats de ses réunions internes, ses obligations de contrôle sur le syndic, mais aussi ses démarches en relation avec les entreprises pour le suivi des travaux en cours ou pour l’élaboration de futurs projets. En informant les copropriétaires tout au long de l’année de l’avancée des projets ou des incidents survenus, le conseil assure la transparence de la gestion et permet de maintenir la cohésion dans le syndicat.

Dans le domaine de la communication et pour décharger le syndic de nombreux appels, le conseil syndical favorisera la remontée des demandes des copropriétaires par son intermédiaire pour filtrer celles-ci et regrouper au besoin les demandes de même nature. Le conseil syndical peut aussi envisager prendre à son compte les remarques et rappels à adresser aux résidents sur le règlement de copropriété. Cependant si cette démarche est bien perçue quand elle revêt un caractère très général, elle peut apparaître plus risquée quand il s’agit de faire une remarque individuelle à l’un des résidents

En prévision de l’assemblée générale le conseil syndical pourra organiser des permanences, voir des réunions informelles pour répondre aux attentes des copropriétaires et faciliter les prises de décision le jour de la réunion.

Conclusion

L’existence d’un conseil syndical et son action sont essentielles pour le suivi de la copropriété, l’assistance et le contrôle du syndic. L’élection d’un président à la tête de ce conseil est reconnue nécessaire voir indispensable par tous les conseillers juridiques et associations de copropriétaires pour disposer d’un pouvoir de contrainte et un meilleur contrôle du syndic.

P.A

Sources :

Le figaro

Service Public.fr :

• Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
• Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis