En copropriété, nous sommes parfois désolés d’un manque d’informations qui nous permettrait d’appréhender en connaissance de cause les délibérations débattues lors de l’assemblée générale.

Nous remarquons qu’un grand nombre de copropriétaires se trouvent associés à la vie de la copropriété uniquement à l’approche de cette échéance. Ils ne prennent pas ou peu connaissance des informations accompagnant la convocation (bilan budgétaire, proposition travaux, devis, etc..) en raison du volume important de celle-ci et, de ce fait, ils peuvent être désemparés au moment de l’appel au vote.

Ce phénomène sera certainement appelé à s’aggraver avec l’envoi dématérialisé des convocations qui nécessitera indépendamment de celles-ci, l’ouverture et la lecture parfois fastidieuse sur un écran d’ordinateur ou de tablette tactile, des pièces jointes et notamment les tableaux des annexes comptables du bilan financier, pour apprécier la totalité de l’ordre du jour.

Ce constat nous amène a évoquer la communication dans la vie de la copropriété. Celle ci ne doit pas se limiter uniquement à une diffusion de l’information du haut vers le bas, mais doit permettre également de faire remonter les attentes des copropriétaires bailleurs ou résidents et pas seulement, mais des locataires qui participent bien évidemment à la vie de la résidence.

Cette volonté de communiquer régulièrement en diffusant l’information et en recueillant les attentes, permet assurément de créer une dynamique collective, un climat de confiance propice à la concertation et à la participation du plus grand nombre pour les prises de décisions.

Pour résumer la communication dans la copropriété, c’est diffuser l’information et être à l’écoute des attentes des copropriétaires et locataires, dans le but de favoriser la concertation et le débat pour préparer les assemblées générales et faciliter les prises de décisions.

Pour cela, il est essentiel que le syndic et le conseil syndical mettent en place, toute l’année, des actions régulières de communication avec l’ensemble des copropriétaires et des résidents.

Diffusion de l’information.

La diffusion de l’information consiste à mettre au courant les copropriétaires et les résidents, des évènements relatifs à la vie de la résidence, de l’action du conseil syndical, du résultats de ses réunions internes, ses obligations de contrôle sur le syndic, mais aussi ses démarches en relation avec les entreprises pour le suivi des travaux en cours ou pour l’élaboration de futurs projets. La diffusion de l’information, c’est encore la transmission de consignes sur les règles de vie de la copropriété, le fonctionnement de certaines installations, la piscine par exemple ou le rappel de consignes de sécurité ou aussi celles en relation avec l’extérieur, demandées ou imposées par la ville comme le ramassage des ordures, des encombrants, le stationnements, etc..

La diffusion de l’information, c’est la base de la communication.

Les informations à diffuser sont multiples couvrant la vie de la copropriété et la vie en copropriété.

Ces informations peuvent être ponctuelles, permanentes, voir à conserver et concernent les différents domaines de l’administration, du bien vivre, du relationnel, de la sécurité, des travaux, etc..

Les moyens de diffusion de l’information sont nombreux et complémentaires pour couvrir la totalité des ayants droits à la recevoir. Ceux-ci seront plus ou moins réceptifs selon le moyen utilisé.

• Le panneau d’affichage à l’entrée de la copropriété ou de l’immeuble est destiné aux résidents (copropriétaires ou locataires), il permet de diffuser des consignes, de l’information ponctuelle, courte. L’affichage, clair et aéré doit être renouvelé souvent pour éviter de lasser au risque de désintéresser et obérer les informations affichées ultérieurement.
• L’information en boites aux lettres (BAL) permet de cibler les destinataires (copropriétaires résidents ou locataires) et donc de différencier la diffusion d’une information plus conséquente que celle affichée et qui nécessite d’être conservée. Ce type de diffusion est complémentaire à l’envoi par la poste pour les copropriétaires bailleurs afin de diminuer les coûts d’expédition.
• L’adressage du courrier par la poste destiné aux copropriétaire bailleurs dans les mêmes conditions que ci-dessus pour des envois dépassant l’information ponctuelle.
• L’adressage du courrier dématérialisé pour l’envoi de tout type d’informations, mais uniquement aux destinataires en possession d’une adresse courriel et acceptant ce mode de diffusion. Les boites aux lettres sur internet peuvent être saturées par des messages publicitaires.
• La diffusion sur un blog ou site internet est accessible à tous, sous condition d’être équipé en matériel informatique et familiarisé avec la navigation sur internet. Ce moyen permet la consultation de tous les types d’informations d’une façon conviviale et peut être complété par l’envoi de lettres d’information ou l’accès réservé par mot de passe pour différencier les lecteurs copropriétaires ou locataires.
• L’envoi de SMS permet la diffusion de message immédiat individuel ou groupé (un sinistre inondation, incendie ou une alerte sécurité).
• La lettre d’information ou newsletter est importante pour conserver un contact régulier avec l’ensemble des copropriétaires bailleurs, résidents et locataires. Le support sous forme de feuille format A4 ou sur vecteur dématérialisé par internet doit être articulé par rubriques qui seront suivies régulièrement en donnant des informations courtes et précises sur la vie de la copropriété.
• Le livret d’accueil rédigé à l’initiative du conseil syndical est destiné à l’intégration des nouveaux résidents au sein de la copropriété par l’évocation du bien vivre dans la résidence et l’environnement au sein du quartier et de la ville. Indispensable pour les locataires ou les arrivants extérieurs à la région, ce documents permet de délivrer entre autre les adresses contacts.
• Le rapport annuel du conseil syndical sur l’exécution de sa mission est imposé par l’article 22 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967. C’est un vecteur indispensable qui permet au conseil syndical de communiquer sur son action effectuée dans l’année. Sa préparation doit faire ressortir son rôle de contrôle du syndic sur l’année dans le suivi du budget et l’explication des dépenses, le suivi des travaux et la préparation des projets. Ce document permet de faciliter le vote des résolutions et les prises de décisions des projets de travaux à venir.

Être à l’écoute

La participation des copropriétaires ne doit pas se limiter à la présence à l’assemblée générale et le vote de résolutions. Il est utile de permettre à tous, y compris les locataires de s’exprimer sur tous les sujets relatifs à la vie en copropriété et pour cela mettre en place des outils pour recueillir les avis et les suggestions de chacun.

• La boite aux lettres du conseil syndical qui peut être associée à une adresse postale mise à la disposition de chacun des copropriétaires et locataires, mais aussi des extérieurs, permet d’identifier le conseil syndical. Il est nécessaire pour son efficacité et sa crédibilité que le courrier déposé, soit traité régulièrement et que des réponses soient apportées aux attentes des auteurs.
• La permanence du Conseil Syndical permet au-delà de la discussion informelle que les résidents peuvent engager lors de la rencontre fortuite avec chacun des membres du conseil syndical, une concertation plus formelle sur un sujet précis. Ces permanences nécessitent d’être programmées régulièrement dans un lieu identifié.
• L’adresse courriel est le pendant à l’adresse postale, mais pour l’adressage dématérialisé des demandes et suggestions. Elle permet ainsi de dissocier les adresses personnelles des membres du conseil syndical et celles utilisées dans le cadre de leur action au profit de la copropriété.
• L’enquête, le questionnaire restent des excellents moyens de recueillir l’avis et les suggestions sur un sujet particulier.

La concertation.

Concentrer le débat avant la prise de décision, le jour de l’assemblée générale est contre-productif si l’on veut que les décisions prises, le soient d’une façon raisonnée et éclairée. Cette façon de procéder est souvent source de tension et engendre des abstentions au moment du vote, sans pouvoir dégager des réelles majorités. La concertation préalable permet souvent de lever les doutes et favorise le dialogue en direct.

• Les réunions organisées avant le vote sur des travaux conséquents pour la copropriété (ravalement de façades, réfection piscine, audit sécurité incendie) sont un bon moyen pour en faciliter la présentation et faire lever les inquiétudes concernant l’organisation, le financement et aborder les questions techniques en présence de professionnels.
• Les présentations préalables à la réunion peuvent être proposées sur des supports adaptés informatiques (power point) en début de séance ou faire l’objet d’affichage sur un lieu de passage.
• Les discussions en règle générale sont informelles par contact direct avec un membre du conseils syndical. Elles ont l’intérêt de permettre à des résidents peu à l’aise pour des prises de parole en public de pouvoir s’exprimer.
• Les forums sur internet sont efficaces mais chronophage pour le rédacteur chargé d’animer le forum et nécessitent d’y être régulièrement connecté.

Tous les moyens décrits ci-dessus ont pour vocation de créer des liens de confiance et un relationnel convivial qui sera complété à l’occasion par des évènements communautaires festifs tel que la fête des voisins ou des chantiers participatifs au sein de la copropriété.

Sur la base de ces dispositions, la préparation et le déroulement de l’assemblée générale devrait s’en trouver facilité.

Pour terminer cet article, rappelons que la loi ALUR a fait évoluer les responsabilités du syndic dans le cadre de la diffusion de l’information. Les décisions prises en assemblée générale de copropriété n’étaient, jusqu’à présent, diffusées qu’aux seuls copropriétaires. Désormais, certaines d’entre elles, touchant à la vie de l’immeuble, doivent être portées à la connaissance de tous les occupants, et donc aussi des locataires.

Ce sera l’objet d’un futur article.

P.A

Source : Planète Copropriété