Pour reprendre le précédent article, nous avions précisé que l’organisation de l’assemblée générale se déroulait conformément à une convocation faisant apparaître un ordre du jour préalablement établit en concertation entre le syndic et le conseil syndical. Cette réunion des copropriétaires aborde et statue successivement sur les différentes questions inscrites à l’ordre du jour. Son déroulement obéit à une procédure formelle qui fait l’objet de cet article et dont le respect garantit la validité et la légitimité des décisions prises à cette occasion. En final de cette réunion, un procès verbal sera rédigé par le secrétaire de séance. Il fera le bilan des décisions prises et servira de fil conducteur pour les actions à mener dans l’année à venir.

Déroulement d’une assemblée générale des copropriétaires

L’assemblée générale se déroule autant que faire se peut dans la ville où est située la copropriété. Depuis les dernières dispositions prises dans le cadre de la loi ELAN du 24 novembre 2018 et le décret d’application Décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, les copropriétaires ont la possibilité à présent de participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication. Le vote électronique permet leur identification. Les copropriétaires peuvent également voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire.

Attention cependant, les conditions d’identification des copropriétaires en visioconférence, les mentions du formulaire de vote par correspondance et les modalités de remise au syndic nécessitent des aménagements techniques qui restent à parfaire pour permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations et dont les syndics doivent être dotés en sachant que c’est le syndicat des copropriétaires qui en supportera les frais ! La décision concernant ces dispositions doit être validée en assemblée générale.

Composition de l’assemblée générale.

L’assemblée générale se compose :

Des copropriétaires présents ou des mandataires s’ils sont représentés ;
Du syndic de copropriété qui sauf décision contraire assure le secrétariat de la séance ;
D’un président et de un ou plusieurs scrutateurs désignés en début de séance parmi l’assemblée.

Représentation à l’AG.

(L’article 22 modifié de la loi du 10 juillet 1965)

Un copropriétaire peut disposer de plus de trois pouvoirs ou mandats, si l’addition de ses voix (s’il est lui-même copropriétaire) auxquelles s’ajoutent celles des pouvoirs obtenus, ne dépasse pas 10 %. L’ancienne version du texte fixait le plafond à 5 %.
Le droit de recevoir un mandat de vote est ouvert à chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d’un lot.
Il est désormais possible à tout mandataire désigné de subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.
Le syndic qui reçoit des mandats sans indication de mandataire ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu’il choisit.
Enfin, la liste des personnes ne pouvant ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l’assemblée générale est complétée. Ce sont :
- le syndic et les préposés (employé d’immeuble) du syndic, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants et descendants ainsi que ceux de leurs conjoints ou partenaires liés par pacte civil de solidarité.

Important : Les mandats de vote en blanc envoyés au syndic ne peuvent pas être distribués par ce dernier. Ainsi, une assemblée générale a été annulée précisément parce que le syndic avait lui-même distribué les mandats. Les juges ont estimé, à raison, que le syndic, en remettant les mandats, pouvaient choisir les copropriétaires et influer, de ce fait, sur l’issue du vote. Par conséquent, en cas de pouvoirs en blanc, ils peuvent être remis au président du conseil syndical, lequel les distribuera par la suite, mais ceci peut également être source de contestations.

En principe et pour éviter toute contestation, il est déconseillé de recourir à ce type de mandat en blanc, désignez plutôt un copropriétaire expressément ou un membre du conseil syndical en exprimant vos volontés de vote selon les délibérations, en faisant confiance au mandataire pour le respect de vos consignes et en sachant que dans le cas du non respect, le vote ne sera pas pour autant remis en question.

Le secrétariat de séance (syndic).

Sauf décision contraire, le syndic assure le secrétariat de la séance et ce n’est pas lui qui est chargé de conduire le débat. Il a pour mission d’apporter les précisions et les informations nécessaires pour que les copropriétaires puissent voter en connaissance de cause. Il est charger de consigner les résultats des votes et de rédiger le procès verbal.

Le président de séance.

Après le contrôle des copropriétaires présents et des mandataires désignés, la séance commence par l’obligation légale de désigner le président de séance. Celui-ci est élue à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés (article 24 de la loi de 1965). L’élection du président est suivie dans les mêmes conditions de l’élection facultative du ou des scrutateur(s) de séance.

Après sa désignation, le président de séance contrôle la feuille de présence qu’il certifie en la signant avec les scrutateurs. Il ouvre la séance et pendant celle-ci, son rôle est stratégique et sa responsabilité est engagée car il est chargé de diriger les débats en donnant ou en retirant la parole aux membres de l’assemblée et en appelant au vote sur chaque résolution. Il clôt la séance et ne quitte pas la salle avant d’avoir vérifier le procès verbal et l’avoir signer.

Participation des extérieurs.

Sur autorisation de l’assemblée, des extérieurs peuvent se joindre aux débats :

Architecte, artisan, maître d’œuvre, avocat, assureur, dans le but d’apporter les éclairages, compétences, précisions concernant un dossier et faciliter la prise de décision.
Les locataires ne sont pas admis à délibérer lors de l’assemblée générale, cependant dans le cadre d’une représentation associative il peuvent alors bénéficier d’une voix consultative sur les projets qui impactent tous les résidents de la copropriété.

La séance.

En début de séance, les copropriétaires présents ainsi que les mandataires sont tenus de signer la feuille de présence pour permettre de compter le nombre de voix lors des délibérations. L’heure d’arrivée des retardataires doit être mentionnée sur la feuille de présence pour valider les délibérations auxquelles ils participeront. Les participants par visioconférence ou audioconférence ne signent pas, mais doivent avoir informer de leurs participations, le syndic, 3 jours francs au plus tard avant l’assemblée générale.

A la signature de la feuille de présence, l’enregistrement simultané par le syndic des copropriétaires et des mandataires présents sur le fichier électronique, permet à l’application de gestion, lors des différents votes, de calculer le résultat à partir de la quote-part de chacun exprimée en tantièmes et selon la majorité voulue de la décision à prendre.

Les votes peuvent se faire à main levée ou par tout autre moyen jugé infaillible.

A l’issue de la séance, la feuille de présence qui sera jointe au procès verbal de séance devra être certifiée par le président.

Les majorités.

Les assemblées des copropriétaires ne peuvent valablement délibérer qu’aux conditions de quorum et majorité des articles 24, 25 et 26 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 modifié par la loi 85-1470 du 31 décembre 1985 dont le détail est précisé ci-après :

Article 24, ou majorité simple, correspond à la majorité de tous les copropriétaires présents ou représentés nécessaire pour délibérer sur les affaires courantes de la copropriété.
Article 25, ou majorité absolue, correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires (y compris ceux qui ne sont ni présents, ni représentés) nécessaire pour délibérer sur les affaires importantes dépassant la gestion courante.
Article 25.1, si la décision a reçu au moins ⅓ des voix, elle peut faire l’objet d’un 2^nd vote à la majorité simple de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance).
Article 26, ou double majorité, correspond à la majorité des membres du syndicat des copropriétaires représentant les deux tiers des voix (déterminés par le total des voix de tous les copropriétaires) nécessaire pour les décisions les plus importantes.

Le quorum désigne le nombre minimum requis de votants présents ou représentés, permettant de valider une décision. Ainsi le minimum requis varie en fonction des majorités exigées et une assemblée générale pourrait très bien statuer sur un vote exigeant une simple majorité (article 24) et ne plus pouvoir statuer sur les votes suivant exigeant une majorité absolue (article 25).

L’ordre des délibérations

Élection à la majorité simple (article 24) du président de séance et du ou des scrutateurs. L’élection du président de séance est particulièrement importante car c’est lui qui ouvre et clôt la séance, qui va diriger la séance et appeler aux votes des résolutions.
Élection à la majorité simple (article 24) du secrétaire de séance, qui est le syndic, sauf opposition de l’assemblée.
Lecture et commentaire du rapport annuel du conseil syndical. Cette lecture à titre d’information n’est pas soumise au vote, elle est cependant rendue obligatoire. Elle conditionne les délibérations qui suivront car le conseil syndical rend compte de son contrôle des comptes de l’année N-1 et des orientations prises pour l’élaboration du budget prévisionnel de l’année N.
Examen et approbation des comptes de l’exercice écoulé à la majorité simple (article 24). Cette délibération permet de ratifier les comptes financiers de l’année écoulée. Pour ce faire le syndic à joint les différentes annexes comptables à la convocation et il a mis à disposition les pièces comptables avant la tenue de l’assemblée pour qu’elles soient consultées et permettent de vérifier la réalité et la régularité des dépenses exposées par le syndic au cours de l’exercice écoulé. Attention cette délibération prévue par la loi de 1965 ne concerne que la gestion comptable.
Examen et approbation des comptes hors budget prévisionnel (les travaux) à la majorité simple (article 24).
Quitus au syndic pour sa gestion de l’exercice écoulé à la majorité simple (article 24). Cette délibération régulièrement proposée en assemblée générale n’est pas prévue dans la loi de 1965, cependant elle est soumise au vote de l’assemblée générale pour permettre au syndic de se dégager juridiquement de l’ensemble de la gestion de la copropriété autre que le domaine financier, mais aussi les contrats, les travaux, les recouvrement de créances et litiges avec les tiers. Les juristes immobiliers et les différentes associations de responsables de copropriété, mettent en garde sur l’aspect définitif de donner quitus au syndic et demandent d’être très vigilant sur ce vote en précisant : “refuser de voter le quitus, ce n’est pas désavouer le syndic, mais simplement protéger les droits des copropriétaires.”
Nomination ou renouvellement du syndic à la majorité absolue (article 25) et à la majorité simple (article 24) en cas d’un second tour si la majorité n’est pas obtenu au premier tour (mécanisme dit de “la passerelle”). Il faut rappeler que la loi ALUR modifiant la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, impose dans son article 21 au conseil syndical de mettre en concurrence le syndic à chaque renouvellement de contrat à moins de voter une délibération dispensant de cette disposition lors de l’assemblée générale précédente. La mise en concurrence peut également émaner d’un copropriétaire qui prend à sa charge de proposer la délibération à joindre à la convocation et de fournir les devis de mise en concurrence.
Examen et vote du budget prévisionnel de l’exercice à la majorité simple (article 24). Vote primordial de ce budget qui est préparé en concertation avec le conseil syndical et permettra de définir la contribution de chacun. Ne pas voter ce budget nécessiterai de convoquer une nouvelle assemblée pour représenter cette délibération avec un nouveau budget. Il est donc important pour chacun d’analyser l’annexe 2 proposée 7 pour voter en connaissance de cause.
Conditions de mises en concurrence des contrats et marchés à la majorité absolu (article 25). Cette délibération est destinée à fixer le montant seuil à partir duquel les contrats nécessitent d’être mis en concurrence et fassent l’objet d’un vote de l’assemblée générale ainsi que les conditions de mises en concurrence comme par exemple le nombre de devis à fournir, etc..
Autorisations d’engagement à donner au syndic et au conseil syndical à la majorité absolu (article 25). Cette délibération est destinée à fixer les montants des seuils selon lesquels : 1/ le syndic peut passer des contrats et engager des dépenses sans avoir à demander un accord ; 2/ pour lesquels l’accord du conseil syndical constitue un préalable. Au delà de ces montants seuils, l’accord de l’assemblée doit être demandé.
Modalités de constitution ou l’évolution du fonds de travaux à la majorité absolu (article 25). Conformément à la loi ALUR du 24 mars 2014, il est décidé que les copropriétés doivent constituer un fond de travaux représentant un financement annuel minimum de 5 % du budget de fonctionnement. Régulièrement le syndic évoque à partir du diagnostic technique global (DTG), les travaux de conservation ou d’amélioration qui justifient l’utilisation du fonds de travaux. Le montant du financement annuel peut être augmenté en prévision de futurs travaux. Ce fond est placé sur un compte indépendant rémunéré qui appartient au syndicat des copropriétaires et ne peut en aucun cas faire l’objet d’un remboursement lors de la vente d’un lot.
Point de situation sur les procédures judiciaires en cours (le cas échéant). Ce point de situation peut faire l’objet de résolutions soumises aux votes à la majorité absolu (article 25) pour la suite des procédures à engager.
Élection des membres du conseil syndical à la majorité absolu (article 25) et à la majorité simple (article 24) en cas d’un second tour si aucune majorité se dégage au premier tour. Les candidats peuvent s’être fait connaître par courrier recommandé avec accusé de réception au syndic de façon à prévoir la résolution de vote et être absents le jour de l’assemblée générale. Les candidats peuvent également se porter volontaires lors de la réunion lorsque ces résolutions sont abordées.

L’ordre du jour aborde ensuite les délibérations diverses selon les besoins communs de la copropriété et individuels des copropriétaires et pour lesquelles le syndicat des copropriétaires doit se prononcer :

La réalisation de travaux communs comme la rénovation de façades, la réfection de la toiture, etc.. Ces délibérations abordent successivement les différentes phases des travaux et leur financement : désignation d’un maître d’œuvre, choix de l’entreprise, etc..
Les honoraires accordées au syndic pour le suivi de ces travaux. Ces honoraires proposés par le syndic représentent un pourcentage pour le suivi des travaux et qui nécessitent d’être négociés sur la base de la mission effectuée (suivi de facturation, constitution et dépôt de dossier pour autorisation d’urbanisme, etc..)
La réfection ou l’installation d’équipements communs comme la piscine, les espaces verts, etc..
La réfection ou l’installation d’équipements ou les travaux spécifiques à chaque immeuble de la copropriété comme les ascenseurs, les interphones, les zones de circulations couloirs et escaliers, etc.
Les travaux individuels des copropriétaires pouvant avoir une incidence sur les parties communes comme l’installation d’un store banne, un pare vent, un travail sur un mur porteur, etc..

Important :

Un point qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour ne peut pas faire l’objet d’un vote mais peut engendrer un débat ou une concertation sans prise de décision, celle-ci étant reportée à l’assemblée générale suivante.
Pour contester une décision prise en assemblée générale des copropriétaires, il faut avoir été défaillant (absent et non représenté par un mandataire) ou opposant en ayant voté contre la décision litigieuse, dans un délais de 2 mois suivant la notification du procès verbal de l’assemblée générale (article 42 de la loi 10 juillet 1965).
Le déroulement et le fonctionnement rigide de l’assemblée générale évitent les débordements.

Après avoir épuisé l’ordre du jour, le président de séance clôt l’assemblée générale et libère les copropriétaires. Cependant il ne quitte pas la salle, ainsi que les scrutateurs de séance sans qu’ils aient vérifié et signé le procès verbal établit par le secrétaire de séance.

A suivre.. l’assemblée générale 3/3 :

“Le procès verbal de séance“.

P.A

Références :

Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Institut National de la Consommation : Les majorités de votes lors d’une assemblée générale.