L’engagement et le suivi des travaux de maintenance de la copropriété sont à l’initiative du syndic dans la limite d’un montant défini en assemblée générale. Ces travaux d’entretien courant et de menues réparations entrent dans le cadre du budget de fonctionnement de la copropriété.
Dans une autre mesure, les travaux exceptionnels votés en assemblée générale correspondent traditionnellement aux dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, tel que prévu dans l’article 44 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
Ces dépenses sont celles afférentes :
1° Aux travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ;
2° Aux travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
3° Aux travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
5° Et, d’une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.
Les dépenses relatives à l’exécution de ces travaux font l’objet d’un engagement et d’une réalisation des dépenses indépendant du budget de fonctionnement.
Le budget des travaux exceptionnels.
Pour effectuer les appels de fonds réguliers au préfinancement des travaux (cf article L 14-2 de la loi du 10 juillet 1965), le syndic doit s’appuyer sur les décisions de l’assemblée générale précisant le principe, le montant et le financement de chacun des lots (couverture, maçonnerie, peinture) et dépenses afférentes (bureau d’études, assurance DO, maître d’œuvre, honoraire syndic). Dans ces conditions, le syndic sera en mesure de préciser les dates, montants et bases de répartition des appels de fonds.
Le financement des travaux concernant les parties communes ou des travaux d’intérêt collectif sur parties privatives (isolation de façades, réfection de toiture, changement d’énergie, photovoltaïque, etc.) peut être également établis par la participation individuelle des copropriétaires et complétés à partir d’emprunts collectifs pour le préfinancement de subventions publiques ou encore d’emprunts individualisés.
A partir du versement des fonds destinés au financement de l’opération, des comptes correspondants devront être ouverts par le syndic gestionnaire pour l’enregistrement des charges (facturation des travaux et services) et produits (appel de fonds et subventions) liés à ces travaux exceptionnels. Ces comptes seront maintenus jusqu’à la fin des travaux et l’apurement des lignes budgétaires qui resteront ouvertes jusqu’au terme de l’exercice comptable.
Engagement des dépenses.
L’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les charges et les produits du syndicat des copropriétaires, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. L’engagement sera soldé par le règlement.
Le montant total des crédit votés pour les travaux exceptionnels doit être inscrit en engagement de dettes au moment de la signature des contrats en sachant que les règlements vont intervenir de façon échelonnés en fonction de l’avancement des travaux. Cette forme de règlement nécessite l’établissement d’une gestion extra- comptable qui apparaîtra sous la forme d’un tableau joint à l’annexe 5 lors de la convocation à l’assemblée générale.
D’une même façon, les subventions ou indemnités d’assurance pour des travaux d’amélioration consécutifs à un sinistre (changement de chaudière) devront être inscrits en engagement de créance dès la notification de la décision au syndic.
Mouvements et opérations sur les comptes.
Il s’agit des mouvements de fonds pour le financement entre les copropriétaires et le syndicat et pour le paiement des travaux et prestations entre le syndicat et les intervenants.
Le financement des prestation et travaux.
Concernant le financement des travaux, celui-ci correspond aux virements effectués par les copropriétaires dans le cadre des appels de fonds mais également par le prélèvement sur le fond de travaux dédié à cet effet ou par l’attribution des emprunts collectifs accordés au titre du syndicat des copropriétaires. Le versement des subventions quant à elles seront suivis indépendamment pour couvrir les montants spécifiques correspondant aux motifs de leurs attributions.
Le financement direct par les entreprises de crédits ne transitent pas par les comptes financiers de la copropriété qui de ce fait ne sont pas mouvementés. Les écritures dans le suivi extra comptable se fera sur les pièces justificatives des organismes de crédits et prestataires.
Réalisation des dépenses.
Le paiement par le syndic aux différents prestataires et entreprises de travaux se fait au vu des justificatifs et mémoires d’avancement des travaux visés par l’architecte ou le maître d’œuvre si ceux sont désignés. Le versement d’un acompte à la commande, correspond au règlement d’une prestation et le compte du prestataire est alors soldé et équilibré lors de la présentation du premier mémoire d’avancement des travaux. Dans un souci de clarté, les paiements suivants doivent correspondre à des pièces comptables séparées en proscrivant le regroupement sur un paiement de plusieurs pièces comptables.
Dans le cas du règlement par les organisme de crédits, les mémoires de travaux transitent par le syndic pour l’enregistrement sur le compte de charge et qui à son tour, les adresses à l’organisme de crédit pour règlement de l’entreprise. L’organisme de crédit informe le syndic du paiement pour mettre à jour et solder la comptabilité
Le compte définitif.
Le compte définitif est établi par le maître d’œuvre ou l’architecte à la réception du chantier. Accompagné des factures finales des entreprises intervenantes, le compte définitif fait état des surcoûts pour travaux supplémentaires ou des remises sur les travaux initialement conseillés mais non exécutés et ce compte fait apparaître la situation de la provision envisagée pour les aléas du chantier. Le syndic complète ce compte en rajoutant les frais administratifs et honoraires de syndics.
L’ensemble fait alors l’objet d’un compte présenté pour validation lors de l’assemblée générale. Dans le cas d’un surcoût significatif, il doit faire l’objet d’une validation de l’assemblée générale pour répartition. Ce dépassement pour travaux supplémentaires peut avoir été prévu dans le cadre d’une enveloppe prévisionnelle, auquel cas il est nécessaire que le conseil syndical soit consulté avant l’engagement des fonds correspondants. Dans le cas de l’utilisation partielle de l’enveloppe prévisionnelle destinée aux dépassement du budget de travaux, la partie non utilisée devra faire l’objet d’une attention particulière quant à sa répartition en vue de sa restitution aux copropriétaires.
La pratique de la provision pour imprévus est souvent critiquée. Elle constituerait une incitation aux dépassements des devis initiaux permettant l’accroissement des honoraires de l’architecte et du syndic. Cette pratique masque parfois l’insuffisance de l’étude préparatoire du chantier.
Apurement du compte.
L’apurement du compte des travaux exceptionnels s’entend après le contrôle de tous les comptes associés (assurance DO, subventions, frais administratifs, etc..). Le paiement des prestataires intervenants considère la retenue de garantie, réglementée par une loi du 16 juillet 1971 et qui ne peut excéder 5 % du montant des travaux pour une durée de maximum d’un an.
Les travaux supplémentaires doivent être soumis à ratification de l’assemblée générale. Le syndicat des copropriétaire est tenue de payer les prestataires, cependant il peut, dans le cadre d’une irrégularité, engager la responsabilité financière du syndic, d’où la nécessité d’avoir prévu la consultation du conseil syndical avant d’autoriser les travaux supplémentaires ou l’engagement de l’enveloppe prévisionnelle.
Approbation du compte.
L’approbation du compte correspondant aux travaux exceptionnels se fait dans le cadre d’une ou plusieurs délibérations visant à valider les comptes, les initiatives et décisions prises par le syndic et le conseil syndical lors du déroulement du travaux. Ce vote peut prendre la forme d’un quitus indépendant du reste de la gestion courante réalisée par le syndic.
Une autre résolution prévoira la répartition du solde de l’opération pour rendre exigible les soldes débiteurs, engager les procédures de recouvrement ainsi que la ventilation des soldes créditeurs.
Enfin, le syndic associera le conseil syndical pour le travail préparatoire à la présentation des résolutions visant à l’approbation des comptes et ainsi éviter toute incertitude quant aux résultat du vote de ces délibérations.
P.A